10 Mayıs 2013 Cuma

e-Learning platformunun kurumsal bilgi sistemleri ile entegrasyonu

Kurumsal bir e-Learning yazılım uygulaması ancak, İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi-İKBS, Finans Bilgi Sistemi-FBS, Eğitim Yönetim Sistemi-EYS gibi anahtar sistemlerle bilgi paylaştığı takdirde en verimli şekilde kullanılabilir.
Paylaşılan bilginin niteliği ve kullanım alanı entegrasyon süreci için önem arz etmektedir. Çalışanların zaman ve mekandan bağımsız olarak erişebildikleri ve kullanabildikleri e-Learning uygulamaları, klasik Eğitim Yönetim Sistemlerinden farklı olarak, tuttuğu verilerle eğitimlerin daha yakından takip edilmesini ve sonuçlarının çalışana daha sağlıklı bir şekilde aktarılmasını sağlamaktadır. Karar verilmesi gereken nokta hangi bilgilerin paylaşılacağıdır ki, bu da kurumun Eğitim Kültürü ve Eğitim Süreçleri ile çok yakından alakalıdır.
Bir e-Learning uygulaması ile diğer anahtar sistemler (İKBS, FBS, Eğitim Yönetim Sistemi-EYS vb.) arasında gerçekleştirilebilecek entegrasyon çalışması iki farklı yapıda kurulabilir;

 
Kurumsal sistemler ile e-Learning uygulaması aynı veritabanını kullanarak çalışırlar. 

Böylece verilerin birden fazla kez girilmesine gerek kalmaz. Yapılması gereken; ortak veritabanındaki hangi alanların hangi programlar tarafından kullanılacağının belirlenmesi ve sağlıklı bir yetkilendirme ile veri kaybına sebep olmayacak bir sistemin oluşturulmasıdır. Her verinin tek bir defa girilmesi ve zaman kaybına sebep olmaması bu yapının en büyük avantajıdır.

Kurumsal sistemler ile e-Learning uygulaması farklı veritabanları kullanırlar.

Farklı veritabanlarında tekrarlı bilgiler tutulur (kişi bilgileri), kurumsal uygulamalar e-Learning uygulamasından gerekli bilgileri alırlar. Daha az riskli bir seçenek olmasına rağmen veri tekrarı zaman kaybına sebep olabilir. Bilgilerin sistemler arasında nasıl taşınacağı kararı (text file, on-line real time) yapılacak teknolojik çalışmanın kapsamını etkileyebilecek bir karardır.

Kurulacak yapı nasıl olursa olsun bir e-Learning entegrasyonunda yapılması gereken iki ana ve önemli çalışma vardır;

Strateji Belirleme

  • Kurumun eğitim ihtiyaçları ve iş hedefleri belirlenir
  • Teknik gereksinimler belirlenir
  • Kurumun Eğitim Süreçleri gözden geçirilir
  • Eğitim Süreçlerinin hangi diğer süreçlerle bağlantıda olduğu belirlenir (Gelişim, Performans,Kariyer,Yetkinlik)
  • Eğitim sonuçlarının kullanıldığı alanlar belirlenir
Tüm bu çalışmaların sonucunda e-Learning uygulamasından hangi verilerin alınacağı ve/veya diğer kurumsal uygulamalara hangi verilerin gönderileceği , bu verilerin nasıl işleneceği (gerekirse veriler işlenerek yeni verilere dönüştürülebilir), alınan ve/veya işlenen verilerin diğer sistemlerde (İKBS, EYS, FBS) hangi alanları besleyeceği ve/veya hangi raporlarda kullanılacağı belirlenir. Yapılacak olan bu çalışma kurumun eğitim uzmanları tarafından ürün ve hizmet sağlayıcı firma uzmanlarının gözetiminde yapılmalıdır.

Teknolojik Çalışmalar

Yapılan strateji çalışmaları sonucunda belirlenen çalışma adımları kurumun teknoloji uzmanları tarafından ürün ve hizmet sağlayıcı firmanın yazılım uzmanları gözetiminde yapılmalıdır.

Entegrasyon çalışmaları tamamlandıktan sonra yapılacak olan testlerle istenen veri paylaşımının başarıyla yapılıp yapılmadığı kontrol edilir. Kontroller sonucunda ortaya çıkabilecek hatalar önce yaklaşım olarak incelenir (Stratejik çalışmalarda mı bir sorun var yoksa Stratejinin Teknolojiye aktarılması esnasında mı bir hata yapıldı?) ve gerekli çalışmalar yapılır.

Yapılması planlanan entegrasyon çalışmasının belki de en kritik noktası proje yönetimidir. Etkin bir proje yönetimiyle, bu tür entegrasyon projelerinde ortaya çıkması muhtemel sorunlar ortadan kaldırılabilir.

Tüm bu entegrasyon çalışmaları teknolojik çalışmalar gibi görünse de, unutulmamalıdır ki e-Learning çalışmalarının özünde kurum kültürü ve değişim yönetimi yatmaktadır. Çalışanların öğrenim tecrübelerinin kurumun Eğitim Süreçlerinde nasıl kullanıldığı sorusuna verilen cevap aynı zamanda entegrasyon çalışmalarının da stratejisini belirleyecektir.

Hiç yorum yok: